CASE
事例紹介

勤怠管理にRPAを活用し作業時間を削減、人的ミスゼロへ
顧客名
D社
従業員数
200~300名
お悩みの背景

勤務管理のチェックのために毎日打刻漏れチェックリストを作っているが、複数のデータを出力し統合する必要があり、日々の業務を圧迫して大変だというご相談を受けた。

課題
  • 勤怠管理で複数のデータを出力し統合するため、作業に時間がかかっていた
  • 勤怠管理で複数データを扱うため、人的ミスが発生しやすかった
成果
  • 勤怠管理システムのブラウザ上で表示できる個人単位の勤怠情報をRPAでエクセルにコピー&ペーストする仕組みを構築した
  • リスト作成を自動化することで、簡単に必要な項目が網羅された勤怠データを作成できるようになり、今まで打刻漏れリストの作成にかかっていた時間を大幅に改善することができた
この相談事例を解決するまで

1.勤務管理表をどのような手順で作成しているかの詳細な聞き取り作業

  • この会社では、従業員が勤怠管理システムに、出退勤の打刻をしており、打刻漏れがあった場合には、その従業員から打刻申請を行う業務フローとなっていた。
  • 総務部では勤怠管理システムからエクスポートできる複数のデータを統合し、一定の手順で、打刻漏れ管理表を作成し、その管理表に基づいて「打刻漏れ」「遅刻」「欠勤」「シフト設定誤り」などを毎日確認し、打刻が漏れている従業員に対しメールで通知していた。

2.ソフトウェア型ロボットの導入による自動化

  • 決まった手順で作成するルーチンワークだったことが分かったので、業務効率を支援するソフトウェア型ロボットを導入し、PC業務を自動化した。

提案したソリューション
RPA(winactor)
担当者からのコメント
社員数200~300名規模のD社では、勤怠システムから必要なデータを一括でエクスポートすることができず、複数のエクスポートデータをつなぎ合わせた上で管理表を作成し作業するのに毎日2時間以上の時間を要していることを伺いました。
現状の業務フローを変えずにRPAで管理表を作成できるように提案することで、作業時間を半分ほどに短縮できました。
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